1. Responder a un correo electrónico después de un ligero retraso
No pudiste encontrar el tiempo para responder hasta ahora o no pudiste abordar el correo electrónico antes. De cualquier manera, lo lamentas y quieres que la persona que se comunicó contigo sepa que no ignoraste su correo electrónico.
La respuesta incorrecta: "Disculpa la demora"
Este tipo de respuesta enfatiza tu demora y puede hacer que la persona del otro lado vea esto de manera negativa y juzgue tus habilidades de gestión del tiempo. El uso de la palabra "demora" resalta lo que realmente deseas distraer y hace que el lector piense en ello. Si bien puedes sentir la necesidad de disculparse y la disculpa puede ser sincera, esta respuesta puede transmitir una falta de profesionalismo.
La respuesta correcta: "Gracias por su paciencia"
Este tipo de respuesta enfatiza la comprensión y la paciencia de la otra persona, lo que la hace inmediatamente positiva. Demuestra que es consciente de los inconvenientes que causó, pero expresa gratitud por la flexibilidad de la persona que tuvo que esperar. Esto fortalece la relación y alienta la cooperación futura sin sentimientos negativos. Demuestra que es profesional y respetuoso con el tiempo de la otra persona.
2. Responder a una solicitud para programar una reunión o una llamada
Por un lado, quieres demostrar que tu horario es importante para ti, pero por el otro, no quieres imponer un horario que no le conviene a la otra persona. ¿Cómo deberías responder, entonces?
La respuesta incorrecta: "Cuando te convenga"
Esta frase traslada la responsabilidad de fijar un horario a la otra persona, que probablemente ya te pidió que fijaras una fecha y una hora. Esto no solo sugiere que eres pasivo y disminuye tu estatus, sino que el horario fijado puede terminar no ser conveniente para ti, lo que te dejaría con un problema.
La respuesta correcta: "¿Qué tal si..."
Este enfoque no requiere que la otra persona fije un horario, solo que coopere, teniendo en cuenta tu horario y lo que te convenga primero. Demuestra que eres asertivo y que, al mismo tiempo, respetas el tiempo de la otra persona.
3. Responder a un correo electrónico de agradecimiento
En la mayoría de los casos, un correo electrónico breve con la palabra "gracias" es el final de la conversación, pero no tiene por qué ser así si deseas fomentar las buenas relaciones y las colaboraciones futuras con el remitente. Hay una buena manera de hacerlo y una forma menos recomendada.
La respuesta incorrecta: "No hay problema"
En la vida cotidiana, no hay nada de malo con una respuesta de este tipo, pero en un entorno profesional, disminuye el valor de los esfuerzos realizados para completar la tarea. Hace que la acción realizada parezca trivial o algo por lo que ni siquiera era necesario agradecer en primer lugar.
La respuesta correcta: "Siempre feliz de ayudar"
Una frase pequeña y sencilla como esta, o cualquier respuesta con un espíritu similar, puede enfatizar tu actitud positiva y el apoyo que brindas en la relación profesional. Demuestra que siempre estás ahí y listo para ayudar, lo que fomentará futuras colaboraciones y demostrará que eres un colega confiable.
4. Responder a una sugerencia de acción
El remitente resumió que deberías actuar de una determinada manera con la que no estás de acuerdo, o te preguntó cómo piensas actuar: ¿cómo deberías responder en una situación así y decir "sé lo que estoy haciendo" de la mejor manera sin provocar resistencia?
La respuesta incorrecta: "Creo que tal vez deberíamos..."
Palabras como "creo" o "tal vez" pueden restarte autoridad y mostrar que te falta confianza, además de transmitir vacilación e incertidumbre. Demuestra que no estás 100% seguro de lo que dices, lo que puede llevar a la otra persona a cuestionar tus conocimientos, experiencia y nivel de profesionalismo.
La respuesta correcta: "Sería mejor si..."
Esta frase demuestra que eres asertivo y muy directo, y proviene de alguien que confía en sí mismo y en sus habilidades. Demuestra que has considerado varias opciones y has tomado una decisión basada en tu experiencia y conocimientos, con mucha confianza en ti mismo que solo te traerá respeto y aprecio de la otra persona.
5. Responder a un hilo de correo electrónico extenso
A veces, los correos electrónicos abarcan una gran cantidad de mensajes y una conversación puede llegar a tener decenas de mensajes enviados, a veces durante varios días. ¿Qué hace cuando ve que esto sucede?
La respuesta incorrecta: continuar con otros 40 mensajes
Esto no solo es ineficiente, sino que también desperdicias mucho de tu valioso tiempo innecesariamente. Si la conversación no ha concluido en una cantidad de mensajes que puedes contar con las dos manos, es posible que haya un problema de comunicación que deba abordarse de otra manera.
La respuesta correcta: "Sería más fácil hablar por teléfono/en una reunión"
Sugerir una llamada telefónica o una reunión no debería estresarte, sino todo lo contrario. Esto le demuestra a la otra persona que el tema que está discutiendo es complejo y debe abordarse de manera eficiente, sin demoras innecesarias. La reunión o llamada le permitirá explicar mucho mejor, resolver cualquier problema en el momento, ahorrar tiempo y demostrar cuán profesional eres.
6. Responder para asegurarte de que el mensaje se entendió
Quizás hayas explicado un tema muy complejo en un correo electrónico y deseas asegurarte de que la persona del otro lado lo haya entendido correctamente. ¿Cómo lo haces?
La respuesta incorrecta: "Espero haberme explicado bien"
Esta frase muestra una falta de confianza en la explicación que proporcionó, lo que puede hacer que la persona del otro lado dude de tu nivel de comprensión. Además, disminuye tu valor como experto profesional en el tema, porque si eres un experto, debes saber cómo explicarlo de manera clara y comprensible.
La respuesta correcta: "Avíseme si tienes alguna otra pregunta"
Esta respuesta deja la puerta abierta para más aclaraciones si es necesario, sin dar a entender que puede haber confusión. Muestra que el tema es realmente complejo y que la persona del otro lado puede tener preguntas, pero si las tiene, puedes responderlas y continuar explicando hasta que el mensaje se comprenda perfectamente.
7. Responder a un error que cometiste
Admitir errores no es fácil, pero es necesario si quieres que te tomen en serio y no que te vean como alguien que pone excusas o a quien no le importa el impacto de sus acciones en la vida y el trabajo de los demás.
La respuesta incorrecta: "Lo siento, fue totalmente mi error"
Aunque admitiste el error, esa disculpa no es profesional y básicamente envía un mensaje que dice: "Sí, cometí un error, pero no es tan grave". Demuestra que no estás tomando en serio el error que cometiste ni la responsabilidad que te dieron.
La respuesta correcta: "Gracias por informarme, me concentraré en mejorar esto"
En el caso de errores pequeños y comunes, es probable que nadie esté realmente enojado contigo, por lo que no es necesario disculparte verbalmente para buscar el perdón. Es mejor agradecerles por haberte hecho notar el error, ya que demuestra que estás dispuesto a aprender de tus errores para no repetirlos en el futuro. Esto es mejor que cualquier disculpa en un entorno profesional. Demuestra que recibes la notificación del error como una retroalimentación para mejorar, no como una queja, lo que aumenta el nivel de confianza que la persona que te escribe tiene en ti.
8. Enviar un correo electrónico para recibir una actualización
Aquí no estás respondiendo, sino iniciando la conversación y quieres recibir una actualización sobre el estado de un proyecto o tarea. Incluso en una situación así, tus palabras pueden revelar quién eres y esto influirá en gran medida en la respuesta que recibas.
La forma incorrecta: "Solo estoy verificando nuestro estado"
Esta frase muestra, en primer lugar, que no hay urgencia por completar la tarea y, en segundo lugar, que no estás pidiendo necesariamente una respuesta clara que te explique en detalle la posición de cada uno. Esta falta de franqueza indica debilidad, lo que afectará en gran medida la información que recibas a cambio.
La forma correcta: "¿Cuándo puedo esperar una actualización?"
Esta pregunta exige una respuesta directa y establece ciertas expectativas, además de requerir una respuesta inmediata. Esto demuestra que estás gestionando activamente el proyecto y que hay un cronograma que cumplir, incluso si no especificaste una fecha exacta. El hecho de que estés esperando una actualización alienta a quienes trabajan en el proyecto a trabajar con más diligencia y cumplir con tus requisitos, y es más probable que recibas la actualización que estás esperando.
9. Solicitar que te liberen de un compromiso
Esta no tiene por qué ser necesariamente una respuesta, excepto en los casos en los que se te exigió que asistiera a una reunión. Entonces, ¿cómo dices de manera educada y respetuosa que tienes compromisos previos y que no puedes cumplir con una determinada expectativa?
La forma incorrecta: "¿Es posible terminar antes hoy?"
Solicitar permiso para liberarte del compromiso de esa manera demuestra en primer lugar que tu otro compromiso puede no ser tan importante y, por lo tanto, es muy posible que recibas una negativa como respuesta.
La forma correcta: "Debo irme a las..."
Esta frase aclara que tienes un compromiso previo que requiere toda tu atención y requiere que la otra persona respete tu horario. Es una forma profesional de decir "Lo siento, no podré cumplir con las expectativas", sin provocar una respuesta negativa, en cambio, el equipo puede reorganizar el horario en función de lo que funcione para ti.
